سخنی چند درباره سازماندهی و مدیریت
« جلسات افغانی »
... در مقابل هر دقيقه وقتی كه صرف برنامه ريزی می كنيد، معادل ده دقيقه وقت درحين انجام كار صرفه جويی می نمایید .
دکتر اسد محسن زاده
سازمانهای سیاسی و موسسات اداری ، اقتصادی و اجتماعی برای پیشبرد امور روزمره و تدوین و کنترول از برنامه های کاری و اماج های تعین شده شان پیوسته جلساتی را در سطوح مختلف مسوولیت سازماندهی می نمایند. سازماندهی و مدیریت در اقتصاد بخش جداگانه وبا اهمیت علمی را تشکیل داده ؛ و پیوسته درهمین میدان پژوهش های فراونی صورت گرفته و می گیرد. دانشمدان این میدان با تکیه بر دستاوردهای دانشی ، انقلاب فنی ، و اندوخته های انسانی پیوسته از ابزارهای تازه و سودمند تری برای سازماندهی و مدیریت جلسات استفاده نموده ؛ می کوشند تا با صرف هزینه کم ( پولی و زمانی ) دستاوردهای کاری شان فزونتر، و بهره اقتصادی شان بزرگ تر گردد.
آنچه مرا واداشت تا حرف رک و راست درباره این مساله گفته ؛ و چیزی درمورد بنویسم ، سطح نازل سازماندهی و مدیریت « جلسات افغانی » است ، که من بعضا درآن شرکت می نمایم . البته این جلسات با ده ها جلسه و نشستی که اروپایی های سازماندهی و مدیریت نموده ومن در آن شرکت می نمایم ؛ با هم تفاوت ماهوی دارند.
از دید من بزرگ ترین کاستی « جلسات افغانی » عدم « برنامه ریزی » دقیق این جلسات می باشد. بیشتر جلسات « برنامه کاری» ، یا اجندا نداشته ؛ و مشکل مدیریت این کاستی را چند برابر می سازد.
شرکت کننده گان اکثرا پیش ازحضورشان درنشست نمی دانند برای چه دعوت شده ؛ و روی چه مساله ای درجلسه بحث و گفت وگو صورت می گیرد. آنها بدون آماده گی قبلی روی موضوع بحث و تصمیم گیری، در جلسه حضور ؛ و وقتی درجریان جلسه می خواهند چیزی بگویند به کلی گرایی و بی برنامه گی روبرو بوده ؛ و درصحبت ها هرچه دل تنگ شان خواست می گویند. این شیوه برخورد زیاد زمان گیر بوده و برای همین هم «جلسات افغانی » ساعت ها به درازا می کشد.
در کنار نبود اجندا ،«جلسات افغانی » چوکات زمانی نداشته ؛ وهرکی ، هر قدرکه خواست ، درهر باره ایی که دلش می شود صحبت می نماید. یعنی در«جلسات افغانی » وقت چیز بی ارزش بوده و پايبندی به جدول زمانی در آن وجود ندارد.
شرکت کننده گان « جلسات افغانی » با نشست های قبلی هیچ ارتباط و پیوندی نداشته ؛ و درهرجلسه روی همان مساله قبلی ، دیدگاه ها و برداشت تکراری و یک نواخت خود را با دیگران درمیان می گذارند ، که دلیل آن نبود میکانیزم ثبت و رونوشت صورت جلسه (پروتوکول ) در مورد صحبت ها و تصامیم اتخاذ شده درنشست های قبلی ؛ وعدم بررسی و پيگيری ازمصوبات می باشد. البته درنشست اروپایی ها دربخش آغازین هرجلسه از دسترسی و درستی پروتوکول ، و صورت اجراات از تصامیم نشست پیش تر توسط مسوولین تعین شده گزارش داده می شود.
در«جلسات افغانی » به دلیل بی ارزش بودن وقت ، برای سخن رانان چوکات زمانی مشخص تعین نشده ؛ و هرکس هرقدرکه می خواهد می تواند صحبت نماید. در حالیکه اروپایی ها برای هر سخن ران زمان معینی را از پیش تعین ، و درجریان پیشبرد جلسه کوشش می شود تا بیش تر شرکت کننده گان در گفتمان شرکت ، و اندیشه و دیدگاه های خود را پیش کش بدارند. برخلاف در« جلسات افغانی » بیشتر یک یا چند نفرمعین سخن رانی ؛ و دیگران منحیث شنونده فقط در وقت رای دهی دست شانرا بالا وپایین می نمایند.
در«جلسات افغانی » زمان برای آغاز و انجام جلسه تعین نگردیده ، و جلسات حد اقل یک ساعت دیرتر شروع ؛ و بیش تر اوقات بنابرمشکلات و نارسایی های تخنیکی و فنی انتظار برای برپایی جلسات طولانی ترهم می شود.
برای پیشبرد «جلسات افغانی » اسناد و گزارشات درباره مسایل مورد بحث و تصمیم گیری از قبل آماده نشده ؛ و اگرهم شده باشد در دسترس شرکت کننده گان جلسه قرار نمی گیرد.
در کنارکاستی های شمارمند دربرنامه ریزی «جلسات افغانی» ؛ مساله گرداننده گی و مدیریت جلسات نیز درخورتوجه می باشد. گرداننده گان جلسه در ختم صحبت هرسخن ران خود را « مجبور » می داند تا تبصره و نظرخود را درباره نظر پیشکش شده بیان بدارند. به گونه مثال اگر درنشست ده نفرسحن رانی نماید ، گرداننده جلسه حد اقل ۱۲ بار باید صحبت کند. ( صحبت افتاحیه و اختتامیه خودش؛ و تبصره برصحبت های ده سخن ران !).
گرداننده «جلسات افغانی » منحیث ثالث بالخیر عمل نموده ؛ وجلو صحبت های بی ربط با موضوع تعین شده را نمی گیرند. برای همین هم درهرجلسه ، برسی وعملکرد حکومت ها ، سازمان ها و شخصیت های سیاسی قدیم و جدید ؛ و تکراراخبار شنیده شده جهان، منحیث « تحلیل از اوضاع بین المللی ؟ » وقت زیاد شرکت کننده گان را می گیرد.
از دید من ادامه ؛ وتکرار شیوه های ناقص و ناکارای سازماندهی ومدیریت «جلسات افغانی » باعث دلزده گی وسرگیچی شرکت کننده گان؛ و بی نتیجه گی جلسات شده ؛ نمی تواند با نیازهای جنبش و جامعه همخوان باشد. برای برکنار ساختن این کاستی ها پیشنهاد می نمایم تا مسوولین نهادهای سیاسی و اجتماعی افغان با تکیه براندوخته های علمی معاصر اقدامات عملی در بخش های:
ـ مدیریت قبل ازجلسه ،
ـ مدیریت جریان جلسه و ،
ـ مدیریت بعد از جلسه ،
را روی دست گرفته ؛ و با رویکرد به نظریات هموندان خود راه حل این نقیصه را جست وجو ؛ و گام های عملی در راه افزایش کیفیت فعالیت شانرا بردارند. زیرا قناعت به وضع موجود مانع پیشرفت و ترقی درفعالیت بیش تروبهتر سازمان میگردد.
دراین اقدام منافع بیش تر برایمان متصوراست . به باورکارشناسان : « ...در مقابل هر دقيقه وقتی كه صرف برنامه ريزی می كنيد، معادل ده دقيقه وقت درحين انجام كار صرفه جويی می نمایید».
بامداد ـ سیاسی ـ ۲/ ۱۷ـ ۲۰۰۹